HR kisokos

Az önéletrajzok típusai

Magyarországon jelenleg az amerikai típusú önéletrajz a legelterjedtebb.
Ez minden fontos információt tartalmaz a jelentkezőről, tagolása révén mégis könnyen átlátható, jól kezelhető. Az amerikai típusú önéletrajzra példát talál itt.

Az önéletrajz tartalma és stílusa

Az általunk megadott példától bizonyos határokon belül el lehet térni, de az alábbiakra mindenképp érdemes figyelmet fordítani:

Betűtípus, szerkesztés, stílus: Hacsak másképp nem kérik, géppel írott önéletrajzot adjon be minden pályázatra. Íratlan szabály, de általánosan elfogadott a következő paraméterek használata: Word formátum, 12-es betűnagyság, Arial vagy H-Times New Roman betűtípus. Ha az álláshirdetésben kikötés a kézzel írott önéletrajz vagy kísérőlevél, akkor természetesen azt küldjön. Emelje ki (pl. nagyobb betűtípus, megvastagítás, dőlt betű) a főbb tartalmi elemeket és ügyeljen, hogy a választott stílust következetesen használja.

Főbb pontok: A következő információk mindenképpen szerepeljenek az önéletrajzban:

• személyes adatok: név, lakcím, elérhetőségek, nemzetiség, családi állapot*, születési hely és időpont*,
• tanulmányok: közép- és felsőfokú végzettségek, egyéb tanfolyamok, időpontja, intézmény neve, szerzett képesítés,
• szakmai tapasztalat: jelenlegi és korábbi munkahelyek, a vállalat megnevezése, a kezdés és a váltás időpontja (legalább az év), betöltött pozíció, a feladatok rövid bemutatása. Pályakezdők a szakmai gyakorlatokat tüntethetik fel ugyanígy.
• nyelvtudás: a nyelv megnevezése, a valós, aktuális tudásszint megjelölése. Ha az állás nyelvvizsgához kötött, akkor jelezze annak meglétét is.
• számítógépes ismeretek
• egyéb: tréningek, diplomamunka, hobbik/érdeklődési kör, képességek-, készségek, jogosítvány.

(A *-gal megjelölt személyes információk feltűntetésére és megadására a szakmai etikai kódex alapján nem kötelezhetnek senkit!)

Terjedelem: Lehetőleg másfél-két oldalnál ne legyen hosszabb az önéletrajz. Ebbe a terjedelembe ugyanis beleférnek a főbb információk, de a pályázat még könnyen átlátható marad. A munkakört vagy a feladatokat is elég felsorolásszerűen leírni, nem szükséges kerek mondatokat szerkeszteni. Mindent, aminek nincs helye az önéletrajzban, de a munkakeresés szempontjából fontosnak ítéli, kifejthet a kísérőlevélben.

Időrendiség: Általános szabály a tanulmányokat és a szakmai tapasztalatokat fordított időrendben, azaz jelentől a múlt felé haladva megadni. Így első pillantásra látszik az aktuális munkakör, nem kell azt az anyag végén keresgélni.

Fénykép: Mindenképpen érdemes fényképet küldeni, ezt egyébként egyre gyakrabban a hirdetésekben külön is kérik. A legjobb, ha önéletrajza jobb sarkába scannel be egy fotót, de ha ez nem megoldható, akkor csatolhatja azt a kísérőlevélhez is. Feltétlenül igazolványképet használjon.

Helyesírás: Bármilyen nyelven írja is a pályázatát, a helyesírásra különösen ügyeljen.

Ellenőrzés: Ne felejtse el a kész anyagot többször is átolvasni, hogy ne maradjanak benne hibák. Így meggyőződhet arról is, hogy mindent beleírt, amit a jelentkezéshez fontosnak tartott.

A motivációs, vagy kísérőlevél arra szolgál, hogy megjelölje benne milyen pozíciót pályáz meg, és megindokolja, hogy miért találja rá alkalmasnak magát. Ezenkívül kifejthet benne mindent, aminek nincs helye az önéletrajzban, de a munkakeresés szempontjából fontosnak ítél. A levél akkor is hasznos, ha csak adatbázisba szeretne bekerülni. Ekkor néhány mondatban leírhatja például, hogy milyen lehetőség érdekelné, van-e konkrét elképzelése az iparágat, pozíciót illetően, mi indokolja a váltási szándékot stb.

Tartalom

A kísérőlevél tartalmazza az alábbiakat:

• a feladó személyes adatait (név, cím, telefonszám),
• a címzettet: legalább a cég nevét és címét, de a felelős személy nevét és beosztását is, amennyiben az ismert,
• a megpályázni kívánt pozíció referenciaszámát vagy megnevezését,
• illendő feltüntetni, hogy hol hallott az adott lehetőségről (pl. a HVG 2001/17. számában).
• érdemes kihangsúlyoznia azokat a szakmai tapasztalatokat és személyiségjegyeket, amelyek alapján alkalmasnak találja magát a munkakörre.
• dátum: az önéletrajzban elhagyható, itt azonban kötelező elem,
• aláírás: ugyanaz érvényes rá, mint a dátumra (természetesen csak a nem elektronikus úton elküldött levél esetén).

A teljes pályázati anyag összeállításakor az első legyen a motivációs levél, ezt kövesse a magyar-, majd az idegen nyelvű önéletrajz. A referenciákat feltüntetheti akár a levélen, akár a kísérőlevélen (egyik sem kötelező). Bizonyítvány másolatokat, erkölcsi bizonyítványt vagy egyéb dokumentumokat csak a hirdető kifejezett kérésére szokás az első jelentkezéskor elküldeni.

Ha olyan hirdetésre válaszol, amelyben jelentkezési határidőt szabtak, azt feltétlenül tartsa be!

Stílus

A motivációs vagy kísérőlevél megírásakor a hivatalos levélformát és az ennek megfelelő hangnemet használja. Ez magában foglalja a magázódás használatát, a tipikus megszólítási és elbúcsúzási formulák használatát.

Külalak tekintetében érdemes a levelet az önéletrajzhoz igazítani. Használja az ott szereplő betűtípust és -méretet, kiemeléseket stb. Ne legyen hosszabb egy oldalnál, legyen tömör, de az önéletrajzzal szemben ne vázlatosan, hanem kerek mondatokban írja.

Ha olyan szervezetnél pályázik meg egy állást, amellyel már korábban kapcsolatban állt, ill. ahová az anyagát egyszer már elküldte, akkor erre a tényre érdemes a címzett figyelmét a kísérőlevélben felhívni.

Példa a kísérőlevélre

Az interjúról általában

Interjúra azok a jelentkezők számíthatnak egy-egy pozícióval kapcsolatban, akik az önéletrajzuk alapján megfelelnek az alapkövetelményeknek. Ügyeljen arra, hogy itt személyes kontaktusról van szó, ezért a megjelenés, a viselkedés, a beszédstílus stb. mind befolyásolják a kérdezőben kialakuló véleményt, aki ennek alapján dönti el, hogy kit javasol további interjúkra!

A beszélgetés gyakorlatilag az eddigi tanulmányokat, szakmai tapasztalatokat, nyelvtudást és egyéb ismereteket veszi sorra, kiegészítve a jelentkező személyiségjegyeivel. A jelöltnek itt lehetősége nyílik az önéletrajzban leírt tömör adatok bővebb kifejtésére, például konkrét példákkal alátámasztva mutathatja be a képességeit, beszámolhat eddigi szakmai eredményeiről, de általában sor kerül a nyelvtudás ellenőrzésére is. Jó alkalom ez arra is, hogy kérdéseket tegyen fel a pozícióval vagy magával a céggel kapcsolatban is.

Különböző interjútechnikák léteznek, amelyeket a pozíciótól, cégtípustól, iparági normáktól és más tényezőktől függően választ ki a cég egy-egy új poszt betöltése során. Különbség lehet két, típusát tekintve azonos interjú között is, hiszen másfajta megközelítést igényel például egy pályakezdővel vagy egy felsővezetővel lefolytatott beszélgetés.

Felkészülés

Gyűjtsön be és tanulmányozzon minden elérhető információt arról a cégről, amelynél az állást megpályázta! A felkészültség egyrészt döntő szempont lehet a végső jelölt kiválasztásában, de a jelentkezőnek is előnyére válik, ha tájékozott, hiszen minél több információ van a birtokában, annál jobb döntést tud hozni.

Legyen tisztában saját önéletrajzának tartalmával, az ebben szereplő dátumokkal, nevekkel, feladatokkal stb!

Gyakori hiba, hogy egy jelölt egyszerre több pozícióra is elküldi jelentkezését, az interjún pedig már nem tudja, tulajdonképpen miért is ül ott. A találkozó előtt szánjon pár percet arra, hogy utánanéz, Ön jelentkezett-e egy pozícióra, vagy Önt keresték meg a lehetőséggel! Ha az előbbi eset áll fenn, akkor felmerülhet a kérdés: miért keltette fel az ajánlat az érdeklődését? Ilyenkor nem kelt jó benyomást, ha egy tömör “nem tudom” a válasz.

Készítse össze és vigye magával az igazolványképét és az önéletrajzának egy példányát, mert szükség lehet rá (például ha jelentkezését faxon küldte, annak minősége esetleg nem megfelelő)!

Megjelenés, viselkedés

Válasszon az évszaknak és az alkalomnak megfelelő, elegáns öltözetet! A hölgyek esetében kosztüm, férfiaknál pedig az öltöny és nyakkendő javasolt.

A viselkedéssel kapcsolatban az alapvető illemszabályok itt is élnek, de felhívjuk a figyelmet a következőkre: kézfogása legyen határozott, de nem erőfitogtató; ügyeljen a szemkontaktusra; beszélgetés közben igyekezzen természetesen viselkedni, pl. ne hintázzon a széken; a kérdésekre adjon részletes, konkrét válaszokat.

Ne akarjon kibújni a bőréből, másnak látszani, mint amilyen valójában, hiszen nincsen általánosan elfogadott személyiség, minden terület, pozíció, cégtípus mást részesít előnyben. Az interjún való “szerepjátszás” pedig előbb-utóbb visszaüt.

Pontosság

Érkezzen pontosan. Ha tudja, hogy késni fog, mindenképpen jelezze ezt telefonon! Egyrészt ezt kívánja meg az udvariasság, másrészt elképzelhető, hogy egy másik találkozó miatt nem tudják aznap a megbeszélt időponton kívül fogadni, és így újabb egyeztetésre van szükség.

Több tényező befolyásolja, hogy miről szól pontosan egy interjú, mire van úgymond kihegyezve. Az alábbi kérdéseket nagy valószínűséggel felteszik minden jelöltnek már az első interjún, de természetesen egyéb témák, vagy akár helyzetgyakorlatok is előfordulhatnak a beszélgetések során:

• Az önéletrajzon szereplő személyes adatok ellenőrzése: lakcím, telefonos elérhetőség, e-mail cím.
• Milyen végzettséggel rendelkezik (intézmény, szakirány megnevezése, diploma megszerzésének éve)?
• Miért a megnevezett intézménybe/szakra jelentkezett?
• Milyen egyéb tanfolyamokon, szakmai rendezvényeken vett részt?
• Milyen feladatokat lát el jelenlegi pozíciójában?
• Milyen felelősségi-, döntési-, hatáskörrel rendelkezik?
• Hány beosztottja van?
• A közvetlen felettese milyen pozícióban van, azaz kinek tartozik beszámolni?
• Milyen viszonyban van közvetlen beosztottaival, felettesével?
• Milyen típusú vezetőnek tartja magát?
• Ha Ön végezné jelenlegi főnőke munkáját, mit csinálna másképp, és miért?
• Milyen teljesítményt ért el az elmúlt évben? Milyen sikeresen elvégzett feladatot, projektet tudna bemutatni?
• Van-e kudarcélménye? Említsen egy példát, amikor nem sikerült teljesíteni az elvállalt feladatot? Miért nem?
• Mi az, ami miatt váltani szeretne?
• Mutassa be korábbi munkaköreit, feladatait, váltásainak okait!
• Milyen idegen nyelvet beszél? Milyen szinten? Használja-e azt a napi munkában?
• Milyen számítógépes ismeretekkel rendelkezik?
• Milyen munkakörben szeretne dolgozni (ha most vált, ill. öt vagy tíz év múlva)?
• Milyen elvárásai vannak leendő állásával kapcsolatban?
• Jelölje meg fizetési igényét és az ehhez tartozó kompenzációs csomagot!
• Jelentkezett-e ezzel egyidejűleg más állásajánlatokra is?
• Miért jelentkezett a mi cégünkhöz? Mi keltette fel az érdeklődését?
• Mit gondol, miért lenne Ön a megfelelő jelölt a megpályázott posztra?
• Mit tud a cégünkről (a megbízóról)?
• Milyen pozitív, és milyen fejlesztésre szoruló tulajdonságai vannak?
• Hogyan képzeli első munkahelyi napját?

Amit mindenképpen kérdezzen meg az adott állásról:

• Mi a munkakör pontos megnevezése, hol található az adott szervezeti egységben?
• Mi a munkavégzés helyszíne?
• Mik a munkaköri feladatok?
• Ki a közvetlen felettes?
• Hány fő közvetlen beosztott van?
• Mi a döntési-, felelősségi- és munkaköri hatáskör?
• Mit várnak el pontosan (pl. teljesítményben) a munkakör betöltőjétől, van-e olyan egyéb követelmény, ami a hirdetésben nem jelent meg?

A javadalmazással, anyagiakkal kapcsolatos kérdések szintén fontosak, de ezeket a tárgyalási folyamat végén célszerű feltenni. Ilyenek például:

• Mi a havi jövedelem, egyéb juttatások, kompenzáció?
• Van-e lehetőség továbbfejlődési-, tanulási támogatásokra?
• Hogyan alakul a munkaidő? Túlóra előfordul-e? Hogyan kezeli ezt a cég?